Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Łęcznej

Wykształcenie średnie na kierunku technik archiwista lub wyższe

Wymagania niezbędne:

• posiadanie obywatelstwa polskiego,
• pełna zdolność do czynności prawnych,
• korzystanie z pełni praw publicznych,
• niekaralność za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
• wykształcenie średnie na kierunku technik archiwista lub wyższe,
• ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny pierwszego stopnia,
• stan zdrowia pozwalający na zatrudnienie na ww. stanowisku,
• nieposzlakowana opinia,
• wysoka kultura osobista,
• znajomość przepisów prawa, w szczególności:
• ustawy z dnia 14.06.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego;
• ustawy z dnia 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych;
• ustawy z dnia 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowych;
• rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
• ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
• Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowy;
• Rozporządzenie Ministra Kultury I Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
• ustawy z dnia 15.12.2022 r. o szczególnej ochronie niektórych odbiorców paliw gazowych w 2023 r. w związku z sytuacją na rynku gazu;
• ustawy z dnia 27.04.2001 r. – Prawo ochrony środowiska.
• dobra znajomość obsługi komputera, pakietu MS Office, OpenOffice, poczty elektronicznej MS Outlook, Legalis.

Wymagania dodatkowe:

• mile widziane posiadanie doświadczenia zawodowego m.in. 6 miesięcy w obszarze zagadnień archiwalnych,
• samodzielność w działaniu oraz wykazywanie własnej inicjatywy,
• umiejętność interpretacji i stosowania przepisów prawa,

• umiejętność pracy w zespole,
• komunikatywność,
• odpowiedzialność,
• terminowość,
• umiejętność pracy pod presją czasu,
• odporność na stres,
• umiejętność obsługi komputera (edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, poczta elektroniczna)
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych (faks, kopiarka, skaner).

• prowadzenie składnicy akt;
• nadzór nad terminowym i właściwym przekazywaniem akt do składnicy akt;
• prowadzenie spraw związanych z jednolitym rzeczowym wykazem akt w ramach istniejących symboli i kategorii archiwalnych oraz przygotowywaniem w tym zakresie projektów i zarządzeń;
• przygotowywanie dokumentacji do archiwizacji;
• przyjmowanie dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych na podstawie spisów zdawczo – odbiorczych;
• prowadzenie spisów zdawczo – odbiorczych dokumentacji przekazywanej do składnicy akt;
• przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej pełnej ewidencji;
• porządkowanie przechowywanej dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych;
• udostępnianie przechowywanej dokumentacji osobom upoważnionym;
• prowadzenie kart udostępniania przechowywanej dokumentacji;

• prowadzenie ewidencji udostępniania dokumentacji archiwalnej;
• wypożyczanie przechowywanej dokumentacji osobom upoważnionym;
• prowadzenie ewidencji wypożyczonej dokumentacji przechowywanej w składnicy akt;
• wycofywanie dokumentacji ze stanu składnicy akt w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;

• należyte zabezpieczenie dokumentacji przed zniszczeniem bądź zabraniem przez osoby nieupoważnione;
• przechowywanie i zabezpieczenie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie ewidencji dokumentacji w składnicy akt;
• udzielanie porad i konsultacji pracownikom w celu zapewnienia prawidłowego postępowania z dokumentacją, w tym materiałami archiwalnymi oraz funkcjonowania składnicy akt;
• przygotowywanie do przekazania i przekazanie materiałów archiwalnych do miejscowo właściwego archiwum państwowego,
• spisywanie akt i przekazywanie ich do Archiwum Państwowego – dotyczy akt kategorii A;

• przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji stanowiącej materiały niearchiwalne zaliczane do kategorii „B” do właściwego archiwum państwowego,
• inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
• udział w komisyjnym brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej i przekazanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia, po uprzednim uzyskaniu zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego;

• prowadzenie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, po upływie okresu wyznaczonego dla jej przechowywania;

• przygotowywanie wewnętrznych przepisów kancelaryjno-archiwalnych dotyczących archiwizacji dokumentów,
• sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności składnicy akt i stanu dokumentacji uwzględniającego m.in.: ilość dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych z podziałem na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną, ilości dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej oraz ilości osób korzystających, ilości materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, ilości wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej;
• zarządzanie powierzchnią użytkową oraz warunkami panującymi w pomieszczeniach składnicy akt zgodnie z zasadami i przepisami bhp, ochroną ppoż., ergonomii i ochrony środowiska, dostosowanie warunków przechowywania dokumentów do wymaganych standardów;
• przekazywanie sprawozdań bezpośredniemu przełożonemu oraz przesyłanie ich do wiadomości miejscowo właściwemu archiwum państwowemu;

• prowadzenie ewidencji wyników pomiaru temperatury i wilgotności powietrza w składnicy akt;
• stałe pogłębianie kwalifikacji zawodowych m.in. poprzez udział w kursach archiwalnych;

• prowadzenie innych czynności archiwalnych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi i zarządzeniami Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy w Łęcznej,
• ochrona przetworzonych danych przed niepowołanym dostępem, nieuzasadnioną modyfikacją, zniszczenie, nielegalnym ujawnieniem lub pozyskaniem przez osoby nieuprawnione;
• przyjmowanie wniosków o wypłatę refundacji podatku VAT za dostarczone paliwa gazowe w 2023 r.,

• udzielanie pełnej informacji osobom ubiegającym się o wypłatę refundacji podatku VAT za dostarczone paliwa gazowe w 2023 r. w zakresie dostarczania wymaganych dokumentów i wypełniania wniosków,
• wprowadzanie danych zawartych w ww. wnioskach do programu komputerowego przeznaczonego do obsługi refundacji podatku VAT oraz weryfikowanie powyższych danych w systemie,
• obsługa wniosków o wypłatę refundacji podatku VAT złożonych drogą elektroniczną,
• prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach dotyczących refundacji podatku VAT (prowadzenie postępowań obejmuje m. in. opracowywanie: informacji o przyznaniu refundacji podatku VAT, decyzji odmawiających przyznania refundacji podatku VAT, uchylających lub zmieniających wysokość refundacji podatku VAT, postanowień, zawiadomień, wezwań i innych pism wynikających z prowadzonych postępowań; przygotowywanie dokumentacji do organu wyższej instancji w związku z odwołaniami od decyzji administracyjnych),
• prowadzenie postępowań w sprawach nienależnie pobranej refundacji podatku VAT,
• całościowe prowadzenie spraw związanych z wypłatą refundacji podatku VAT:

1. sporządzanie listy wypłat,
2. sporządzanie sprawozdań dotyczących refundacji podatku VAT,
3. prowadzenie rejestru wypłacanych refundacji podatku VAT,

• przyjmowanie wniosków o przyznanie dofinansowania z Narodowego Funduszu lub Wojewódzkiego Funduszu (Program „Czyste powietrze”) wraz z żądaniem wydania zaświadczenia o wysokości przeciętnego miesięcznego dochodu przypadającego na jednego członka gospodarstwa domowego osoby fizycznej,
• udzielanie informacji dotyczących wniosków o przyznanie dofinansowania z Narodowego Funduszu lub Wojewódzkiego Funduszu (Program „Czyste powietrze”)
• wprowadzanie do systemów informatycznych danych niezbędnych do wydawania zaświadczeń w ramach Programu „Czyste powietrze”,
• przygotowanie projektów zaświadczeń w sprawach dotyczących Programu „Czyste powietrze”.

• życiorys z przebiegiem nauki i pracy zawodowej – opatrzony własnoręcznym podpisem oraz telefonem kontaktowym lub e-mailem,
• list motywacyjny z opisem przebiegu pracy zawodowej oraz z informacją o poziomie znajomości obsługi komputera - opatrzony własnoręcznym podpisem oraz telefonem kontaktowym lub e-mailem,
• kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (wzór w załączeniu),
• klauzula informacyjna dotycząca rekrutacji (wzór w załączeniu),
• oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego,
• oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych,
• oświadczenie o nieskazaniu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,

• poświadczone za zgodność z oryginałem przez kandydata/kandydatkę:
• kopię świadectwa pracy lub zaświadczenia o aktualnym zatrudnieniu,
• kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań niezbędnych w zakresie posiadanych kwalifikacji i uprawnień oraz w zakresie posiadanego doświadczenia zawodowego,
• oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru.

• stanowisko pracy wyposażone w sprzęt komputerowy i sprzęt biurowy,
• praca jednozmianowa,
• praca biurowa, czynności wykonywane są w większości w pozycji siedzącej i związane są z pracą przy komputerze powyżej 4 godzin na dobę,
• praca w oświetleniu naturalnym i sztucznym,
• miejsce pracy w pomieszczeniach biurowych oraz w pomieszczeniach składnicy akt – obniżona temperatura powietrza,
• wiążą się z bezpośrednim kontaktem z klientem MOPS w Łęcznej,
• możliwy kontakt z czynnikami biologicznymi (grzyby, bakterie, kurz),
• dwu (2) kondygnacyjny budynek przy ul. Jaśminowej 4 w Łęcznej, który nie posiada windy,
• konieczność poruszania się po całym obiekcie.

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w MOPS Łęczna, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych jest niższy niż 6 %.

• Dokumenty należy składać w zamkniętych kopertach z dopiskiem: „Nabór na stanowisko referent” w siedzibie MOPS w Łęcznej, ul. Jaśminowa 4, pok. nr 216 lub przesłać pocztą na adres: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Łęcznej, ul. Jaśminowa 4, 21-010 Łęczna, w terminie do dnia 14.11.2023 r. do godz. 15.00 (liczy się data i godzina faktycznego wpływu oferty do MOPS Łęczna).
• Dokumenty aplikacyjne, które wpłyną do Ośrodka po terminie określonym w ogłoszeniu lub zostaną złożone w innej formie niż zamknięta koperta albo zostaną przesłane drogą elektroniczną, nie będą rozpatrywane.
• Dokumenty kandydata, który zostanie wyłoniony w procesie naboru, zostaną dołączone do jego akt osobowych. Dokumenty pozostałych osób, biorących udział w naborze, które nie zostały w jego wyniku zatrudnione, będą przechowywane w czasie do 3 miesięcy; na prośbę osoby bezpośrednio zainteresowanej, będą zwrócone, w przeciwnym wypadku zostaną zniszczone po tym terminie.
• Osoby spełniające wymagania formalne określone w ogłoszeniu zostaną powiadomione mailowo lub telefonicznie o terminie i miejscu kolejnego etapu rekrutacji.
• Informacja o wynikach naboru zostanie umieszczona na stronie internetowej BIP oraz tablicy informacyjnej Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łęcznej przez okres co najmniej 3 miesięcy.
• Dodatkowe informacje można uzyskać pod numerem telefonu (81) 531 55 26 pon. - pt. w godz. 8.00 do 15.00.

Dodatkowe informacje:

• skontaktujemy się mailowo lub telefonicznie tylko z kandydatami spełniającymi wymagania formalne,
• dokumenty niekompletne, niezgodne z wymaganiami zawartymi w ogłoszeniu lub złożone po terminie nie będą rozpatrywane,
• przewidujemy proces rekrutacyjny obejmujący test wiedzy oraz rozmowę kwalifikacyjną.